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如何衡量你企業辦公環境的優劣

2024-05-25 22:54:52 大風車考試網

  管理模式的改變,勢必體現在辦公的環境上。改善辦公環境,提高效率,已經成為企業健康發展的一個戰略性要素。

富士康改造計劃中的人體工效學

  截止到,富士康已經發生了16連跳!如今,它正在進行哪些改善?

  “老板不會對無價值的改善有興趣”,富士康期邀請了臺灣國立科技大學研究工效學的李永輝教授,專門成立了人因工程中心,運用工效學的相關知識來改善工廠員工的工作狀態。

  該中心針對富士康的工作地與辦公室環境,實施了許多關于工作負荷分析、人因性風險評估、產品品質改善、職業傷害風險下降、辦公室人因改善、效率提升等方面的改善和設計項目,幫助工人在保證健康、舒適、安全環境的同時,提高工作效率。例如,為降低工人腿部疲勞,增加了地板的柔軟性。

  不僅僅是富士康,在這之前,一部分企業也開始意識到工效學在管理中的應用。

  例如,不少公司會選擇使用一些符合人體工程學的辦公設備,以便通過提高員工的工作舒適度來實現工作效率的提升。

  簡單來說,工效學研究的是人、機器、環境在相互作用條件下,如何使人的健康、安全和舒適等達到最優化,從而最大限度提高工作效率。

  人、機器、環境三者之間是聯動的關系,其中一個因素的變化,必然導致其余兩個因素發生相應的改變。目前,對于大多數管理者而言,管理的實現,更多依靠的是技術手段,例如引入信息管理系統。如果管理模式發生改變,技術手段也會發生相應變化——但在這個過程中,管理者往往容易忽視辦公(工作)環境的支撐作用。

你的辦公環境如何?

  有人做過實驗,如果一個人每8分鐘被打斷一次,寫一篇文章就永遠也完不成。因為人從構思到提筆,正好是8分鐘的時間。有調查顯示,能幫助員工出色完成工作的最重要環境特質,就是不受噪聲和其他視覺、聽覺等因素的干擾,從而能夠集中精力工作。

  當然,除了噪聲,影響辦公環境的因素主要還包括以下幾個方面:微氣候(包括溫度、濕度、氣流速度)、視覺(包括照明和色彩)、人際間的溝通模式等幾個方面。

  在以上所有因素中,人際間的溝通模式是最為重要,也是目前很多管理者并沒有意識到的。

  如何衡量一家公司辦公環境的優劣?

  從宏觀上來講,在于人、機、環境之間是否達到了最佳的匹配度,從而實現管理效率的提升。評價一家公司的辦公環境優劣,并不在于辦公面積的大小、設施是否高檔,設備是否齊全,而應該更多地著眼于辦公環境是否能更好地服務于人,是否能夠與公司的業務流程、溝通模式、工作性質相匹配,最終實現工作效率的提升。

  從微觀上來講,管理者需要依據公司員工的工作任務類型來評判。員工所從事的是認知型工作,運動型工作,還是社交型工作?辦公環境的設置是否能夠很好的滿足工作類型的需求?具體的評判,可以從主觀和客觀兩方面來看,主觀即指員工的滿意度,客觀指的是員工的作業績效。

打造“第三種辦公空間”

  事實上,辦公空間的變化與企業溝通模式的變化密切相關,隨著創造型知識經濟的興起,企業開始提倡集體協作的精神,人與人之間交流的需求開始逐漸增大,辦公空間經歷了從封閉式、開放式到景觀式辦公環境的變化。

  傳統的封閉式辦公環境等級森嚴,管理者的辦公室往往在幽深的走廊盡頭。這種模式主要適用于單獨工作、人際之間溝通較少的工作類型。優點是私密性好,受到外界的干擾比較少。

  隨著人與人之間溝通需求的增多,開放式的辦公環境開始替代封閉的獨立辦公室。辦公室之間的這堵墻就被打破了,帶來的弊端就是私密性低,容易受到相互之間的干擾。

  目前又出現了第三種辦公空間,叫景觀式的辦公布局,這最早是由德國人提出來的,以群體辦公為代表,大的辦公空間被植物、屏風、家具分割開來。

  景觀式辦公空間是一個大的發展趨勢,人們既有共同空間、高空間利用率,同時又相對獨立,且管理者可以根據企業的發展、工作內容的變化,對空間進行隨意的調整,使得空間布局更加柔性化。

  在景觀式辦公環境里,管理者無論怎樣調整格局,最重要的原則是:其環境必須和團隊成員之間交流的頻繁程度、業務流程上的溝通需求相匹配。

  我們曾為北京鐵路局做過一個“客運專線調度所人機環境研究”項目,主要研究調度室里的辦公環境,其中一個內容就是對調度室的座位布局進行設計。

  調度室由很多座位組成,這些座位如何分布排列,則關系到工作效率。調度室一共有車、機、電等七個工種。進行機車調度的時候,各個工種之間都需要進行溝通交流。但事實上,工種與工種之間交流的密切程度是不一樣的,并且每一個區域負責的鐵路線的條數也不一樣。當時,我們通過計算各個工種之間的交流量,并依據工效學原則來決定是按照鐵路線路布局,還是按照工種進行布局。

用辦公環境啟動“流程改造”

  辦公環境的合理性會影響流程的質量與效率。改善辦公環境,提高效率,已經成為企業健康發展的一個戰略性要素。離開良好的辦公環境支持,縱有完美的戰略、高效的流程、先進的技術,也難以對公司的效率與效益提升有所幫助。

  事實上,管理者要想改善自身的辦公環境,必須從管理的真正需求出發,而不是盲目對某些單獨要素進行無關痛癢的改變。

  新加坡某大型銀行為了提高客戶滿意度和員工工作效率,決定實施業務流程的改造。該銀行曾在其國際結算部門,實施過與業務流程改造相配合的辦公環境調整項目。

  管理層通過重新安排信用證申請、開立、復核、二審、終審等業務環節的座位布局設置,并配合以電腦終端的合理布線與辦公自動化系統的優化,大大提高了信用證業務的工作效率,縮短了客戶服務周期,獲得了不錯的市場反饋與業績提升。

不同辦公環境適合不同績效考核

  另一方面,辦公環境也要能夠支撐管理者相關的績效考核方式。

  績效考核方式的不同,原則上所要求的辦公環境布局也就不一樣。如果公司的績效考核是以個人業績為基礎的,員工之間的工作范圍邊界是十分清晰的、各員工的績效是沒有關聯的,如果某一個員工的客戶找上門來,在開放的辦公環境中,就會對其他員工的績效造成影響。那么,封閉式的辦公環境設計更有利于降低干擾、高效地完成工作。

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