人事檔案整理方案

　　人事檔案整理包括：分類、排序、編目、技術加工、裝訂入庫五個步驟。

　　一、分類

　　按以下規則對檔案材料進行分類。

　　第一類：履歷材料。包括以反映人事本人自然情況、經歷、家庭和社會關系等基本情況為主要內容的履歷材料。

　　第二類：自傳材料、報告個人有關事項的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質的材料，是個人撰寫自己家世、身世和主要社會關系的自述材料。自傳材料的歸類，應該以內容和用途為依據，不能單純按名稱歸類。

　　第三類：考察、考核、鑒定、審計材料。包括人事管理工作中組織、人事部門通過各種途徑，對員工德能勤績廉進行調查、評價的材料。歸入本類的材料，必須是組織正式形成的，手續完備，能正確、歷史地反映本人實際情況，具有查考價值的鑒定、考察、考核材料。

　　第四類：學歷學位材料、職業(任職)資格材料、評聘專業技術資格(職務)、職業技能鑒定、專家聘任、反映科研學術水、培訓等材料。包括記載和反映員工學習、技術技能水、科研水的各種材料。

　　第五類：政審材料、更改或認定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等材料。包括人事審查和人事基本情況更改形成的材料。

　　第六類：黨、團組織建設工作中形成的材料。包括加入黨、團組織的有關材料以及民-主黨派的入黨材料。

　　第七類：表彰獎勵材料。包括各類獎勵或表彰的材料。

　　第八類：涉法違紀材料。

　　第九類：招錄、聘用，任免、調動、授銜、軍人轉業(復員)安置、退(離)休，辭職、辭退、罷免，工資、待遇，出國(境)，黨代會、人代會、政協會議、人民團體和群眾團體代表會議、民-主黨派代表會議形成的材料，基本社會保險與企業年金材料。

　　第十類：其他可供組織上參考的材料。包括錄用體檢表、反映嚴重慢性病或身體殘疾的體檢表、工傷致殘診斷書、確定致殘等級的有關材料，生、非正常死亡調查報告。人事檔案報送單、人事檔案有關情況說明歸入此類。

　　有三點說明：

　　(一)第九類材料內容復雜、數量眾多，為方便查找，采用二級分類法，按照內容的不同再分別為五小類：1.工資材料;2.任免材料;3.出國(境)材料;4.參加會議的代表登記表等其它材料;5.基本社會保險與企業年金材料。

　　(二)內容交叉材料按以下規則劃分：以自傳為主的履歷或簡歷表歸二類;學生登記表、學習(培訓)鑒定表、學習(培訓)考核表歸四類;“三齡一歷”認定材料、更改或認定姓名的材料統一歸五類;享受政府特殊津貼材料歸七類;干部任免時形成的考察(考核)材料作為干部任免審批表的附件歸九類。

　　(三)在分類過程中，對剔出的重復、不屬于歸檔范圍的材料要分類登記造冊。對其中有保存價值的文件、資料，可交文書檔案或轉有關部門保存。一般性證件、文章等可退還本人。無保存價值又不宜退還本人的，報主管領導批準后銷毀。

　　二、排序

　　排序是指將每一類別的材料按其形成時間的先后順序或內容的內在聯系排列順序，并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。具體方法有：

　　(一)按材料形成的時間排序：一類、二類、三類、四類、七類、九類、十類材料。第九類材料排列時，在采用二級分類后的各小類中分別按時間排序。

　　(二)按材料的內容以及材料之間的內在聯系排序：五類、六類、八類材料。其中第五類、第八類材料的排列順序為：上級批復，結論或處分決定，本人對結論或處分決定的意見，調查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等。第六類材料，入團志愿書應排在入團的其他材料之前;入黨志愿書應排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先后依次排序。

　　(三)每個類別中的檔案材料排序后，用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號，并在其右下角逐頁編寫頁碼。頁碼的編寫方法為：凡有圖文的頁面，每面作為一頁;空白紙和托裱用的襯紙不計為頁數，復制件和原件應視為一份材料統一編寫頁數。

　　三、編目

　　(一)按照類別排列順序及檔案材料目錄格式，逐份逐項地進行填寫;

　　(二)根據材料題目填寫“材料名稱”。無題目的材料，應擬定題目。材料的題目過長，可適當簡化。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內容或性質特點。凡原材料題目不符合實際內容的，須另行擬定題目或在目錄上加以注明;

　　(三)“材料形成時間”一般采用材料落款標明的最后時間。復制的檔案材料，采用原材料形成時間;

　　(四)填寫“材料份數”以每份完整的材料為一份(包括附件);材料頁數的計算，采用圖書編頁法，每面為一頁，印有頁碼的材料、表格，應如數填寫;

　　(五)目錄要準確、工整，手寫時一律使用黑色水筆書寫。

　　四、技術加工

　　(一)紙張破損和字跡材料不符合要求的材料采用復印、掃描、拍攝等方法進行復制，復制件應附在原件后，與原件作為一件，注明復制單位和日期。

　　(二)幅面過大的材料進行折疊或剪裁。折疊后的檔案材料要保持整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內容。

　　(三)幅面過小的材料應進行托裱，裝訂邊過窄或裝訂線內有文字的材料應加邊。

　　(四)檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘等金屬裝訂物應予拆除。

　　(五)檔案材料應各自獨立，嚴禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。

　　五、裝訂入庫

　　(一)檔案目錄置于卷首，卷內材料排列順序與目錄相符。檔案材料應左邊、下邊對齊，在左側打孔裝訂。

　　(二)人事檔案材料過多，應該分卷裝訂，分卷裝訂時保證同一類材料分在同一卷中。

　　(三)檔案卷背應有人員編號、姓名、籍貫等，便于查找。

　　(四)人事檔案整理裝訂成卷后，必須進行認真細致的檢查，經驗收合格后方能入庫。