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邀請函的寫作方法及技巧

2024-05-30 17:27:54 大風(fēng)車考試網(wǎng)

  1、簡介

  邀請信是邀請親朋好友或知名人士、專家等參加某項活動時所發(fā)的請約性書信。但要注意,簡潔明了,看懂就行,不要太多文字。

  2、格式

搬遷邀請函

  __________單位(領(lǐng)導(dǎo)朋友等):

  感謝您一直以來對本公司(或本人)的關(guān)心和支持,使公司得以業(yè)務(wù)蓬勃發(fā)展,現(xiàn)公司已遷至————(某地),誠邀請貴單位(或領(lǐng)導(dǎo)朋友)在(時間地點)參觀公司新址,并赴本公司的慶典午宴。

  落款:(單位、時間)

  一般格式

  尊敬的___________:

  您好!

  ________單位將于__年__月__日在________地,舉辦___________活動,特邀您參加,謝謝。

  _________單位

  __年__月__日

  3、應(yīng)用

  在應(yīng)用寫作中邀請函是非常重要的,而商務(wù)活動邀請函是邀請函的一個重要分支,寫好它至關(guān)重要。

  商務(wù)禮儀活動邀請函是商務(wù)禮儀活動主辦方為了鄭重邀請其合作伙伴(投資人、材料供應(yīng)方、營銷渠道商、運輸服務(wù)合作者、政府部門負(fù)責(zé)人、新聞媒體朋友等)參加其舉行的禮儀活動而制發(fā)的書面函件。它體現(xiàn)了活動主辦方的禮儀愿望、友好盛情;反映了商務(wù)活動中的人際社交關(guān)系。企業(yè)可根據(jù)商務(wù)禮儀活動的目的自行撰寫具有企業(yè)文化的邀請函。

  一般來說,商務(wù)禮儀活動邀請函的文本內(nèi)容包括兩部分:邀請函的主體內(nèi)容和邀請函回執(zhí)。請看例文。

  網(wǎng)聚財富主角阿里巴巴年終客戶答謝會

  邀 請 函

  尊敬的××先生/女士:

  過往的一年,我們用心搭建臺,您是我們關(guān)注和支持的財富主角。

  新年即將來臨,我們傾情實現(xiàn)網(wǎng)商大家庭的快樂相聚。為了感謝您一年來對阿里巴巴的大力支持,我們特于2006年1月10日14:00在青島麗晶大酒店一樓麗晶殿舉辦2005年度阿里巴巴客戶答謝會,屆時將有精彩的節(jié)目和豐厚的獎品等待著您,期待您的光臨!

  讓我們同敘友誼,共話未來,迎接來年更多的財富,更多的快樂!

  阿里巴巴

  4、結(jié)構(gòu)

標(biāo)題

  由禮儀活動名稱和文種名組成,還可包括個性化的活動主題標(biāo)語。如例文,“阿里巴巴年終客戶答謝會邀請函”及活動主題標(biāo)語——“網(wǎng)聚財富主角”。活動主題標(biāo)語可以體現(xiàn)舉辦方特有的企業(yè)文化。例文中的主題標(biāo)語——“網(wǎng)聚財富主角”獨具創(chuàng)意,非常巧妙地將“網(wǎng)”——阿里巴巴網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有限公司與“網(wǎng)商”——“財富主角”用一個充滿動感的動詞“聚”字緊密地聯(lián)結(jié)起來,既傳達(dá)了阿里巴巴與尊貴的“客戶”之間密切的合作關(guān)系,也傳達(dá)了“阿里人”對客戶的真誠敬意。若將“聚”和“財”連讀,“聚財”又通俗、直率地表達(dá)了合作雙方的合作愿望,可謂“以言表意”、“以言傳情”,也恰到好處地暗合了雙方通過網(wǎng)絡(luò)臺實現(xiàn)利益共贏的心理。

  稱謂

  邀請函的稱謂使用“統(tǒng)稱”,并在統(tǒng)稱前加敬語。如 ,“尊敬的× × ×先生/女士”或“尊敬的× × ×總經(jīng)理(局長)”。

  正文

  邀請函的正文是指商務(wù)禮儀活動主辦方正式告知被邀請方舉辦禮儀活動的緣由、目的、事項及要求,寫明禮儀活動的日程安排、時間、地點,并對被邀請方發(fā)出得體、誠摯的邀請。

  正文結(jié)尾一般要寫常用的邀請慣用語。如“敬請光臨”、“歡迎光臨”。

  例文中,正文分為三個自然段。其中第二段寫明了“2005年終客戶答謝會”舉辦的緣由、時間、地點、活動安排”。(看原文)

  第一段開頭語——“過往的一年,我們用心搭建臺,您是我們關(guān)注和支持的財富主角。”和第三段結(jié)束語——“讓我們同敘友誼,共話未來,迎接來年更多的財富,更多的快樂!”,既反映了主辦方對合作歷史的回顧,即與“網(wǎng)商”精誠合作,真誠為客戶服務(wù)的經(jīng)營宗旨,又表達(dá)了對未來的美好展望,阿里巴巴愿與網(wǎng)商共同迎接財富,共享快樂。

  這兩句話獨立成段,簡要精煉,語義連貫,首尾照應(yīng),符合禮儀文書的行文要求,可謂是事務(wù)與禮儀的完美結(jié)合。

  落款

  落款要寫明禮儀活動主辦單位的全稱和成文日期。

  5、注意問題

  ①被邀請者的姓名應(yīng)寫全,不應(yīng)寫綽號或別名。

  ②在兩個姓名之間應(yīng)該寫上"暨"或"和",不用頓號或逗號。

  ③應(yīng)寫明舉辦活動的具體日期(幾月幾日,星期幾)。

  ④寫明舉辦活動的地點。

  例如:

  沛縣中學(xué)1965級高一(1)班同學(xué)“再相會”聯(lián)誼活動邀請函

  XXX同學(xué):

  你好!

  每提及你的名字,你仿佛就站在我們眼前,仿佛又回到火熱的學(xué)校生活,思念之情油然而生。想來你也和我們一樣,很想一聚。

  四十五年啦,但多彩的學(xué)校生活、深厚的同學(xué)情誼卻還是那么清晰。我們的眼前常常浮現(xiàn)出教室門前那棵蔥綠的核桃樹,浮現(xiàn)出假山旁那幾桿婆娑的青竹,浮現(xiàn)出教堂那帶有神秘色彩的西式建筑;耳畔常常回響起徐李云校長那淵博、機敏、幽默的語言,回響起張德沛老師那簡潔、明晰的講演,回響起劉洪鈴師傅搖動的清脆鈴聲的悠遠(yuǎn);腦海里更記得高考輝煌的1965年,記得我們高一(1)班演出的引人注目的《紅梅贊》,記得我們清晨書聲瑯瑯、志存高遠(yuǎn)。

  四十五年啦,不論浪跡于天涯、還是踟躕于海角,不論在從軍路上、還是在三尺講臺,不論享受著成功的輝煌、還是咀嚼著失意的苦澀,那深深的同學(xué)情啊,始終像一壇陳年老酒,日久彌濃的醇香,深深地陶醉著我們。多少回神游母校,多少次夢醒相會。聚吧,日已過午,不聚更待何時?每一顆心都熱切地期盼著。

  四十五年啦,我們這一群鬢染微霜、年過花甲之人又要相聚了,那赤子之情猶如激流般地涌動。撂下廚房的湯勺,丟下手中的菜籃,扶下膝頭的愛孫,不顧汽車的顛簸,不怕航輪的驚濤,不懼飛機的氣旋,奔跑著,跳躍著,唱著,笑著,緊緊相擁,有多少深情要敘,有多少摯語要說!

  四十五年啦,來吧!相聚的激情、相聚的歡樂、相聚的回憶,將是尚滿天際的紅霞、重陽佳節(jié)的黃菊,描繪出我們?nèi)松幸坏懒聋惖娘L(fēng)景線。給我們鼓舞,給我們熱情,給我們感悟,給我們溫馨。來吧!你的到來將給聯(lián)誼增輝,你的缺席將使每一個人悵然。來吧!每一個同學(xué)都張開著熱情的雙臂,期待著、期待著你的到來!

  6、辦理流程

  一、邀請單位的申請報告(申請報告內(nèi)容包括:被邀請人的姓名、背景資料、來訪目的,來華期間主要活動計劃,計劃行程日期等)。

  二、邀請函原件(英文),要求邀請單位負(fù)責(zé)人簽字后加蓋單位公章。

  三、邀請單位出具的擔(dān)保函,要求法人代表簽字并加蓋單位公章,擔(dān)保函中注明"被邀請人在華期間如有任何違法行為有我公司負(fù)責(zé)"。

  四、邀請單位的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件(加蓋單位公章)。

  五、被邀請人的護照復(fù)印件(可用傳真復(fù)印件) (辦理來華邀請函申請報告,辦理來華擔(dān)保函范本,辦理來華邀請函范本請看相關(guān)下載)

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