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秘書隨從事務的工作程序

2024-06-02 05:45:00 大風車考試網
秘書隨從事務的工作程序
  隨從事務的類型很多,諸如隨領導進行商務調查研究、隨領導出席會議、談判、商務出訪(出縣、出省、出國)。隨從事務,往往內容不同,時間有短長,但其工作程序都大致雷同。以隨從領導出訪為例,其工作程序大致可分為三個階段:
  、準備階段
  當領導確定出訪后,秘書要在出發前做好充分的準備工作,包括、組織、物質和資料等方面的準備工作。
  ()準備。秘書要了解商務出訪的意圖、目的;出訪的內容和重點;邀請單位和對象;參加出訪的有關人員;出訪的大致日程安排;希望邀請單位做哪些準備工作等。
  ()組織準備。秘書要做到:根據領導指示擬制出訪方案;通知有關部門確定參加出訪的隨從人員名單,并進行編組和分工;組織所有人員參加預備會,聽取領導關于預備工作的指示,學習有關文件,布置具體任務;印發出訪方案和日程安排;與邀請單位聯系,使其有所準備。
  ()資料準備。秘書要收集:邀請單位的歷史沿革,領導班子,工作發表及評價的資料;同出訪工作相關的領導指示政策,法規性文件;同出訪中心內容相關的理論和典型經驗方面的資料;出訪地區有關地理、氣候、交通情況以及風土人情方面的資料。
  ()物質準備。秘書要攜帶:辦公用具、常用藥物、差旅費以及照相機、收錄機等文化用品。
  、出訪階段
  ()做好組織安排。領導商務出訪免不了有察看商品生產現場,召開座談會或個別訪問等形式。這就要求隨從秘書為之安排好時間、地點和有關人員。無論哪種活動,隨從秘書都要做好記錄,以便事后分析、研究。
  秘書看到、聽到的情況要及時、準確地向領導匯報。
  ()主動提出建議。在出訪階段,隨從秘書如發現問題,應主動向領導提出如何處理的建議。
  ()及時同企業聯系。在領導出訪期間,秘書要同原企業及時溝通信息。如將外出領導的活動情況及時用通訊工具告知企業,使企業留守領導者掌握外出領導的狀態。同時也要從企業內部獲取信息,使外出領導及時了解領導的重要指示,以及原企業的工作動向,保證領導信息靈通,以利實施不間斷的指揮。
  ()處理好日常事務。隨從秘書要主動處理日常的事務工作。在組織安排中碰到人事、時間、地點等方面的矛盾,要主動協調,盡量做好事半功倍,提高效率。還要盡可能保證首長的生活和休息,使之身心健康、精力充沛地投入工作。
  、結束階段
  隨從秘書要做好出訪活動的善后工作,這個階段主要有:
  ()做好返程安排。聯系安排好返程的交通工具,預定好車、船、機票,安排好途中食宿,確保領導的安全。
  ()整理調查資料。回企業后,要把出訪中發現的問題整理歸納成條,提出改進工作、解決問題的建議。
  ()抓緊有關問題的落實。在出訪時,領導答應辦的事,回企業后秘書要及時通知、督促有關部門抓好落實,做到言而有信,件件有著落,事事有回音。
  ()報銷差旅費。隨從秘書要協助領導結算開支、報銷差旅費、償還預借款。
  ()回顧總結。隨從秘書工作要對自己跟隨領導出訪期間的工作進行回顧總結,主動征求領導的批評、幫助,這對秘書自身的提高不失為一種有效的辦法。
  秘書在整個跟隨領導外出活動期間要時刻注意維護領導的威信,執行政策,遵守紀律,謙虛謹慎,易人,為領導、也為秘書自身樹立良好的形象。
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