表揚信通常由標題、抬頭、正文、結尾和落款五部分構成。

(一)標題

一般而言，表揚信標題單獨由文種名稱“表揚信”組成。位置在第一行正中。

(二)稱謂

表揚信的稱呼應在開頭頂格寫上被表揚的機關、單位、團體或個人的名稱、姓名。寫給個人的表揚信，應在姓名之后加上“同志”、“先生”等字樣，后邊加冒號。若直接張貼到某機關、單位、團體的表揚信，開頭可不必再寫受文單位。

(三)正文

正文的內容要另起一行，空兩格寫。一般要求寫出下列內容。1.交代表揚的理由用概括敘述的語言，重點敘述人物事跡的發生、發展、結果及其意義。敘述要清楚，要突出最本質的方面，要讓實事說話，少講空道理。2.指出行為的意義在敘事的基礎上進行評價、議論，贊頌該人所作所為的道德意義。如指出這種行為屬于哪種好，好風尚，好品德。

(四)結尾

該部分要提出對對方的表揚，或者向對方的單位提出建議，希望對某某某給予表揚。如“某某某同志的優秀品德值得大家學習，建議予以表揚。”寫給本人的表揚信，則應適當談些“深受感動”、“值得我們學習”等方面的內容。并要求在結尾處寫上“此致敬禮”等結束用語。但“此致”、“祝”、“謹表”、“向你”等字寫在末尾，其余的字，要另起一行，頂格寫。

(五)落款

落款應寫明發文單位名稱或個人姓名。并在右下方注明成文日期。

【范文】

尊敬的xx醫院領導：

您們好!

我是貴院住院部十五樓45床xx的家屬，我代表xx及全家對十五樓全體護理人員表示誠摯的謝意。自今年五月我母親住院以來，該病區的護士在護士長的帶領下，視病人如親人，每位護士技術精湛，態度和藹。每天無微不至的照顧讓我們很感動，只要一按鈴，白衣天使就會來到病人面前，問寒問暖，真誠熱情為患者解除痛苦，她們對工作認真負責，每天晚上都要來征詢病人意見，我覺得貴院的醫護人員對病人這種貼心的關懷太值得表揚了，也是現在病人及家屬最重要的，這是一種為人民服務的精神，對此，我只能以這種方式對該病區的護士們予以表揚，我為貴院能培養出這樣優秀的護理人員而感到驕傲，望院領導能將一個病人家屬的感激之情予以轉