人事檔案管理制度

一、人事檔案保管制度

　　目的

　　第一，保守檔案機密。現(xiàn)代企業(yè)競爭中，情報戰(zhàn)是競爭的重要內(nèi)容，而檔案機密便是企業(yè)機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。

　　第二，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。

　　第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。

　　2.人事檔案保管制度的基本內(nèi)容

　　建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度;檢查核對制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計制度。

　　(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求;其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置;再次，在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后，將新材料放入檔案。

　　(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。 檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀 等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。 檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

　　(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;在檔案底賬上注銷;填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;按發(fā)文要求包裝、密封。 在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過機要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。

　　(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：對于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負責檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。庫房備有必要的防火、防潮器材。庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關(guān)物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關(guān)人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。離開時關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。

　　(5)統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內(nèi)容主要有以下幾項：人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設(shè)備情況。人事檔案工作人員情況。

二、人事檔案利用制度

　　1.目的

　　第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù)，這是保證檔案管理秩序的重要手段。

　　第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按 照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。

　　2.人事檔案利用的方式

　　(1)設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫房內(nèi)或靠庫房的地方， 以便調(diào)卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點，如便于查閱指導，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。

　　(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機關(guān)領(lǐng)導需要查閱人事檔案;公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應(yīng)及時催還。

　　(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。

　　3.人事檔案利用的手續(xù) 在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續(xù)。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。

　　(1)查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況;其次，查閱單位(部門)蓋章。負責人簽字;最后，由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準。

　　(2)外借手續(xù)。借檔單位(部門)寫出借檔報告，內(nèi)容與查檔報告相似。借檔單位(部門)蓋章，負責人簽字。人事檔案部門對其進行審核、批準。進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚，并由借檔人員簽字。歸還時，及時在外借登記上注銷。

　　(3)出具證明材料的手續(xù)：單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續(xù)：首先，由有關(guān)單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章;其次，人事 檔案部門按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料;最后，證明材料由人事檔案部門有關(guān)領(lǐng)導審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。